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Endi - Prototyper_event_teambuilding

Prototyper un événement Team Building

Les 5 facteurs à doser correctement, l’outil de prototypage d’événements et le cas particulier du coworking, où il faut créer un esprit d’équipe sans équipe.

 

Quand on cherche à fédérer une équipe, beaucoup évoquent en premier les méthodes de construction d’esprit d’équipe (team building).

Travailler à la mise en place de petits événements et à l’émancipation de la culture d’entreprise est fortement souhaitable pour toute entreprise. Pour les espaces de coworking et leurs communautés, c’est vital.

 


Le cas particulier du coworking

 

C’est principalement pour éviter l’isolement social et se construire un réseau que les travailleurs indépendants et porteurs de projets utilisent les espaces de coworking. Ils représentent 51% des clients.

 

Chiffres du coworking 2014, Bureaux à partager

Les télétravailleurs et startuppers, eux, (les 49% restant) ont souvent déjà leurs équipes, mais ne sous-estiment pas l’importance de la communauté, du réseau et du partage.

C’est durant mon aventure dans l’espace de coworking Yelloworking, à Aix-en-Provence, que j’ai pu m’initier à la création d’événements “en interne”.

 

Le p’tit déj de Yelloworking, 1 fois par mois

J’ai constaté à mon arrivée dans les lieux que certainsYelloworkers (coworkers de chez Yelloworking) étaient demandeurs de nouvelles initiatives pour fortifier l’esprit d’équipe. On ne parle pas ici de culture d’entreprise, mais de culture de communauté, car beaucoup y sont leur propre patron.

Pour ce qui est des événements, certains sont improvisés au grès des affinités entre membres, les autres se font rares (1 fois par mois ) et excluent involontairement une partie de la communauté.

 

J’ai donc été confronté aux problèmes suivants :

  • Comment proposer sans imposer ? Beaucoup de principes fondateurs du coworking se basent sur la liberté ( travailler où je veux, quand je veux et comme je veux ). Ces principes s’ancrent aussi dans la culture startup et dans l’inconscient des nouvelles générations. Il serait donc étrange de ne pas les respecter.
  • Comment créer un esprit d’équipe quand personne n’est dans la même équipe ? Même si les coworkers se lancent souvent dans des projets en commun et qu’un esprit d’équipe est visible, il se différencie par le fait que personne ne nécessite vraiment une équipe : les télétravailleurs et startup ont déjà la leur, les autres ont du réseau.

Identifier les 5 facteurs décisifs dans la construction d’initiatives de team building, en partant du cas particulier de l’espace de coworking, sera donc ma première démarche.

 


Les facteurs clés à doser correctement

 

Lors de la mise en place d’initiatives destinées à créer un esprit d’équipe, il me parait essentiel de considérer ces 5 éléments, afin d’utiliser des testsitératifs pour ajuster leur dosage.

 

Les 5 facteurs clés à doser correctement pour prototyper des initiatives de Team Building efficaces

 

Parcourez les onglets pour découvrir le détail des 5 éléments à doser correctement pour un évènement efficace.

1 — Sentiment d’obligation ressenti

Il ne faut pas que les concernés se sentent forcés de participer à un événement. Trouver une parade pour cette gêne occasionnée est essentiel.

2 — Fréquence d’occurrence

Trop d’événements contribuent à renforcer le sentiment d’obligation ressenti, ou installent la monotonie. Cela peut aussi nuire au travail.

3 — Intérêt individuel et intérêt général

Personne ne doit pas se sentir oublié ou exclu. Malgré tout, il faudra parfois privilégier l’intérêt général aux aspirations individuelles.

4 — Degré de spontanéité

Les traditions ne se créent pas, elles s’improvisent. Laisser place à la spontanéité : chacun doit pouvoir proposer des initiatives et être stimulé dans ce sens.

5 — Diversité des initiatives

Elles doivent provenir de différents initiateurs, et répondre à différentes motivations. La diversité est une des clés contre la monotonie.

 

Il faut donc trouver le juste milieu entre ces 5 éléments.

Cycle lean startup : Construire, Mesurer, Apprendre, Recommencer.

Ceci se fait principalement à travers des tests itératifs. L’objectif étant de mesurer constamment les réactions et le succès des nouveautés mises en place. Cela permettra d’acquérir des connaissances précises sur la communauté pour s’améliorerau prochain tour. Ça vous rappelle quelque chose ?

Il ne faut pas hésiter à essayer de nouvelles choses, changer les concepts, ou annuler ce qui est établi.

 

C’est pour toutes ces raisons que je parle de prototype. À mon sens, une initiative communautaire n’est jamais finie, elle doit s’améliorer à chaque occurrence.

L’état instable et inachevé du prototype est ici une chance de faire mieux la prochaine fois, et de laisser sa place à la créativité.

 

J’ai donc décidé de prêter une attention particulière à tous ces éléments de dosage. Il s’avère que les écueils les plus présents en entreprise concernent les deux premiers éléments, le sentiment d’obligation ressenti et la fréquence d’occurence.
On se sent souvent forcé ou indifférent face à une animation proposée par la direction, et l’ambiance est soit “complètement morte” ou “trop agitée”.

 

Chaque communauté a néanmoins une tendance naturelle à maitriser certains des 5 facteurs, et nous aurons besoin d’une méthode plus précise, qui réponde aux besoins spécifiques de chaque cas particulier.

 


 L’outil de prototypage d’événements, la Pragmamide

 

Dans le but de proposer de nouvelles initiatives de “Team building” à introduire chez Yelloworking, j’ai imaginé un outil adapté à la création d’événements, la Pragmamide.

 

Représentation de l’outil utilisé, la Pragmamide (Phase 1 à gauche, Phase deux à droite)

 

Il s’agit du diminutif de Pyramide Pragmatique. Elle permet d’imaginer des solutions concrètes à des problèmes abstraits, le tout en respectant au mieux des principes clés. Appliquer cet outil se fait en deux phases :

 

PHASE 1 — Établir les fondations

 

Basée sur le pragmatisme, la pragmamide s’appuie aussi sur 3 autres valeurs ou concepts à définir. Ces concepts fondateurs peuvent être rangés par ordre de priorités, même si privilégier l’harmonie me semble préférable.

Nous allons ici choisir, pour la création d’un nouvel événement, les trois fondations suivantes : Intellectuel, Divertissant, Sensoriel

 

Fondations choisies pour créer un nouvel événement.

 

Ces trois éléments permettent d’ores et déjà de générer des idées, en les associant à la vie de tous les jours (en les rapprochant du concret). Voici ce que l’on peut déjà en tirer :

  • INTELLECTUEL : études, lecture, conférence, démonstration, débat …
  • SENSORIEL : texture, parfum, goût, émotion,souvenirs …
  • DIVERTISSANT : fête, fou rire, blague, jeu, souvenirs …

 

PHASE 2 — Adapter les hiéroglyphes

 

Destinée à trouver des solutions concrètes à des enjeux complexes, cette phase utilise un pragmatisme “bête et méchant” tout en considérant les fondations établies précédemment.

  • Les enjeux identifiés peuvent être des réticences évoquées ou des problèmes observés.
  • Les solutions générées s’appuient sur les fondations établies à la phase 1, et utilisent des idées générées précédemment.

Adapter les hiéroglyphes correspond donc à désamorcer peurs, craintes et dégoûts grâce à des solutions concrètes.

J’ai récolté les avis des Yelloworkers (l’équipe concernée) sur la mise en place d’un événement à la fois divertissant et intelligible, à la façon d’une conférence. Le but étant de transformer leurs réticences abstraites en rêves attrayants :

 

Enjeux identifiés et solutions générées pour la création d‘un événement de type “conférence”

 

Suivre les deux phases imposées par l’outil permet d’avoir une meilleure idée des besoins de l’équipe ainsi qu’une représentation des motivations et du but de notre initiative.

Il est tout de même essentiel de garder à l’esprit les 5 éléments à doser et la méthode de test citée précédemment.

 


Les résultats générés

 

La solution générée dans l’exemple précédent a permis la création du premier événement “business” de Yelloworking, qui prend en compte les enjeux identifiés en évitant les écueils habituels observés dans d’autres événement du même type. Il est centré sur l’action et ne s’inscrit pas comme une tradition. En effet, la fréquence dépend du succès mesuré et l’on n’hésitera pas à annuler l’événement si personne n’est intéressé.

Voici une présentation du résultat principal, suivi d’autres initiatives mises en place :

— LE MARDI PIZZAS

Photo du premier Mardi Pizza

 

Concept : “Que vous soyez base tomate ou base crème, Yelloworking offre les pizzas pour un repas convivial où nous pourrons échanger ensemble sur des sujets proposés par la communauté.

Que ce soit pour présenter un sujet qui vous passionne, votre activité, ou un projet personnel, les discussions seront axées sur le débat et l’action. Venez partager vos connaissances tout en partageant le repas. Vous pouvez amener un ami ou associé.

Pour ceux qui sont trop occupés pour se délecter de pizzas entre Yelloworkers, une vidéo résumée de l’évènement vous sera fournie, ainsi que les éventuels supports utilisés.
Pour les gourmands, lancez-vous et proposez votre sujet dès maintenant !”

Succès mesuré : Sur 4 mois de test, 3 Mardi Pizzas ont été organisés, 1 a été remplacé par une liste de références amusantes et intelligibles, et déjà 9 présentations ont été proposées.
Après ces 4 mois, il y a eu 2mois sans activités avant que la machine se relance d’elle-même. Il y a actuellement 5 présentations en attente.

— LES AUTRES RESULTATS

Parcourez les onglets pour découvrir d’autre initiatives mises en place à l’aide de l’outil présenté.

— UNE BIBLIOTHEQUE PARTAGEE

Principe: Faire en sorte que les Yelloworkers puissent partager leurs lectures simplement, et profiter des recommandations de la communauté.
Fondations : Partage, Découverte, Simplicité
Enjeux : créer de l’enthousiasme avec une pratique simple. Éviter les vols ou abus.
Succès: 50% — Certains rajoutent même leurs critiques personnelles

— PREMIERE MICROADVENTURE

Principe: Pour initier les Yelloworkers à la microadventure, un 7 à 8 est organisé. Partir à 19h, gravir une montagne, dormir sur place, être de retour le lendemain pour 8h.
Fondations : Aventure, Exploration, Communauté
Enjeux : Organiser la première activité sportive en extérieur, faire en sorte que tout se passe bien Succès: 80% — De nombreux coworkers ont joué le jeu et un montage vidéo de qualité professionnelle a été réalisé

— UNE CLE DE PARTAGE

Principe: inspiré de l’oeuvre d’art Deaddrop USB, mettre à disposition une clé fixée à un mur pour partager anonymement tout type de ressources
Fondations : Intellectuel, Sensoriel, Divertissant
Enjeux : Faire en sorte que les usagers s’en servent vraiment, malgré qu’il faille se déplacer. Succès: 10 % — Les Yelloworkers sont déjà trop habituées aux technologies dans le nuage

— UNE BOITE A IDEE EN LIGNE

Principe: Les internautes (dont les Yelloworkers) peuvent utiliser cet outil sur le site pour partager leurs idées et suggestions concernant le thème “travailler autrement” ou les services de Yelloworking.
Fondations : Engagement, Simplicité, Anonymat
Enjeux : Susciter la créativité des internautes et les pousser au partage d’idées.
Succès: 30% — Les Yellowokers préfèrent évoquer leurs idées de vive voix. Quelques internautes se sont prêtés au jeu.

— DES FORMATIONS IMPROVISÉES

Principe: Faire comprendre à la communauté qu’elle peut réclamer ou proposer des formations sur tout sujet professionnel Fondations :Apprentissage, Simplicité, Efficacité
Enjeux : Recueillir les demandes, trouver l’organisateur, concilier les emplois du temps
Succès: 1 première formation a été improvisée, sur le logiciel Evernote ! Trello, WordPress et Scrivener sont les suivants 😉


Conclusion

Comme vous vous en doutez, beaucoup d’idées viennent de la communauté et ont été spontanément évoqués au cours de discutions, avant d’être retravaillées à travers la pragmamide.

Avez-vous retiré toutes les barrières pour laisser à votre équipe la possibilité de proposer ses idées ? Écoutez-vous suffisamment votre communauté pour répondre simplement ses attentes ?

Notez que ces initiatives sont aussi à faible coût et prennent très peu de risques. Ceci s’explique par la volonté de rester simple et pragmatique, mais aussi par l’instauration d’une méthode de tests rapide et reproductibles.

Ces prototypes ne sont pas faits pour être parfaits et il est certain que certains vont échouer. C’est pourquoi il serait dommage d’y mettre beaucoup d’énergie et de ressources (temps, budget..). Optimisez et perfectionnez votre création seulement quand le succès semble être au rendez-vous !

 

Les fondements principaux de cette méthode

Les tests itératifs et la flexibilité seraient-ils la clé du succès du teambuilding ? Je pense que oui !

En appliquant cette méthode centrée sur le test et la mesure du succès, vous verrez que les taux de succès ne seront pas toujours encourageants. Néanmoins, ce sera toujours plus précis que la méthode traditionnelle (qui consiste à imposer, puis se voiler la face sur les résultats).
Travaillez la méthode, analysez ce qui marche, restez à l’écoute, apprenezde vos expériences passées et testez (encore et toujours).

 

Merci d’avoir lu jusqu’au bout. N’hésitez pas à me contacter en cas de besoin 😉

 

 

P.S : Ne trouvant pas de mot pour définir ces démarches de “création d’esprit de communauté”, j’avais pensé au “Community Management en vrai (IRL)”.
Les méthodes sont comparables en ce sens où l’on souhaite créer plus d’interactions dans la communauté tout en améliorant la relation marque-communauté.
L’aspect de mesure du succès est aussi très présent dans le Community Management, intéressez-vous à ce domaine pour aller plus loin dans la démarche et n’oubliez pas que, de nos jours, les événements ont aussi une dimension digitale (associez le meilleur des deux mondes pour une expérience plus complète).

 

Crédit image : Freepik, Flaticon.com 

  • Audrey

    Une bonne méthodologie illustrée de l’ouverture d’esprit 🙂
    Pour tous les travailleurs en recherche de partage de compétences et d’apprentissage illimité, le real life est souvent plus enrichissant que la pêche à l’info sur le net. Super cet article, et la mise en page interactive est bien sympa, si tu peux me montrer comment tu l’as construite à l’occasion, ça m’intéresse.
    A plus à Yelloworking